Басты / Біз туралы / Университет құрылымы / Департаменттер / Экономикалық жоспарлау және талдау басқармасы / Құқықтық, құжатпен қамтамасыз ету және мұрағат ісі басқармасы

Құқықтық, құжатпен қамтамасыз ету және мұрағат ісі басқармасы қызметкерлерінің мақсаттары мен негізгі функционалдық міндеттері

Басқарма дербес құрылымдық бөлімше болып табылады және университеттің әкімшілік департаментінің құрамына кіреді. Басқарманың құрамы мен құрылымы Басқарма Төрағасы - Ректор бекіткен штаттық кестеге сәйкес айқындалады.

Басқарманың қызметі үш бағыттан тұрады: 1) құқықтық қамтамасыз ету; 2) құжаттамамен қамтамасыз ету; 3) мұрағаттық есепке алу және мұрағаттық істі жүргізу.

Құқықтық, құжатпен қамтамасыз ету және мұрағат ісі басқармасының негізгі міндеттері:
1. құрылымдық бөлімшелердің қызметінде заңдылықтың сақталуын қамтамасыз ету, университеттің мүліктік және басқа да заңды құқықтары мен мүдделерін қорғау;
2. университеттің құрылымдық бөлімшелерінің басшыларына, қызметкерлеріне және білім алушыларына заңнаманы түсіндіру;
3. нормативтік құжаттардың, бұйрықтардың, өкімдердің, шешімдердің және құқықтық сипаттағы басқа да құжаттардың жобаларын дайындауға қатысу;
4. қызметтік құжаттармен жұмыс істеу нысандары мен әдістерін жетілдіру;
5. құжаттаудың, ақпараттық-іздестіру жүйелерінің бірыңғай тәртібін жүргізу, қамтамасыз ету, құжаттардың орындалуына бақылауды жүзеге асыру, оларды тиісті бөлімшелер деңгейінде қалыптастырғаннан кейін университет мұрағатына тапсыру үшін дайындау;
6. құжаттарды тіркеу, есепке алу, сақтау, жеткізу және тарату;
7. Басқарма Төрағасы-Ректордың және басқа да лауазымды тұлғалардың кіріс және шығыс хат-хабарларын уақтылы қарауын ұйымдастыру;
8. Басқарма Төрағасы-Ректорға қол қоюға ұсынылатын құжаттардың ресімделуіне, құжаттардың орындалу нәтижелері туралы мәліметтердің ұсынылуына бақылауды жүзеге асыру;
9. кіріс және шығыс хат-хабарларды уақтылы қабылдауды, тіркеуді (тіркелетін хат-хабар тізбесі бойынша) және қарауды қамтамасыз ету;
10. құрылымдық бөлімшелерде істерді ресімдеу мен қалыптастырудың дұрыстығына бақылауды жүзеге асыру;
11. университеттің өкімдік және өзге де құжаттарының бланкілерін әзірлеу;
12. іс жүргізу жөніндегі нұсқаулықты, құжаттаманы басқару саласындағы басқа да нормативтік-әдістемелік құжаттарды әзірлеу;
13. сыбайлас жемқорлыққа қарсы іс-қимыл менеджменті жүйесінің, сыбайлас жемқорлыққа қарсы іс-қимыл саясатының, мүдделер қақтығысын шешудің, сыбайлас жемқорлыққа қарсы іс-қимыл бөлігінде ішкі нормативтік құжаттардың талаптарын сақтау.

Басқарманың құқықтық қамтамасыз ету саласындағы құзыреттілігі:
1. түрлі санаттағы істер мен құқықтық мәселелерді қарау кезінде сотта және басқа да органдарда университеттің құқықтары мен мүдделерін білдіреді;
2. басшылыққа қол қоюға ұсынылатын бұйрықтардың, ережелердің, нұсқаулықтардың, шарттардың және құқықтық сипаттағы басқа да құжаттардың жобаларын олардың заңнама талаптарына сәйкестігін тексеруді жүзеге асырады және осы құжаттарға қол қояды;
3. талап-арыз жұмысын ұйымдастырады және жүргізеді, еңбек тәртібін нығайтуға бағытталған іс-шараларды әзірлеуге қатысады;
4. тиісті құрылымдық бөлімшелер дайындаған ұрлау, пайдакүнемдік мақсатта пайдалану, жетіспеушілік және өзге де құқық бұзушылықтар бойынша материалдарды басшылық, ұйымдастыру шешімін қабылдау үшін заңды ресімдеуді жүзеге асырады;
5. университетке келтірілген материалдық залалды өтеу мәселелері бойынша қаржы-экономикалық департаментіне, инфрақұрылымды дамыту департаментіне құқықтық көмек көрсетеді;
6. қызметкерлерді материалдық жауапкершілікке тарту кезінде заңда көзделген тәртіптің сақталуын қамтамасыз етеді;
7. Басқарма басшысы, қажет болған жағдайда басқарманың жауапты қызметкерлері Басқарма Төрағасы - Ректордың және проректорлардың барлық жедел жиналыстарына қатысады;
8. қызмет түрлері бойынша келіп түсетін және шығарылатын нормативтік құжаттардың жүйелі есебін жүргізуге қатысады, Университеттің құқықтық актілерінің жіктеуішін жүргізуді қамтамасыз етеді;
9. қажет болған жағдайда Басқарма Төрағасы - Ректорды, проректорларды және бөлімше басшыларын қажетті нормативтік құжаттармен қамтамасыз етеді;
10. университет қызметкерлері мен білім алушыларын құқықтық жалпы оқыту бойынша іс-шараларды және заңнаманы насихаттау бойынша жұмысты жүзеге асырады;
11. университет басшылығын сыбайлас жемқорлыққа қарсы іс-қимыл саясатының ықтимал немесе орын алған бұзушылықтары туралы, мүдделер қақтығысын шешу, сыбайлас жемқорлық тәуекелдері немесе оқиғалары туралы ақпараттандыру саясатын қолдайды.

Құжаттаманы басқару және құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы құзыреттілігі:
1. университетке түсетін құжаттарды тіркеу, Басқарма Төрағасы-Ректорға қол қоюға ұсынылатын құжаттардың ресімделуін бақылауды жүзеге асыру;
2. кіріс хат-хабарларын (құжаттарды) басшылардың уақтылы қарауын қамтамасыз ету;
3. жоғары тұрған органдардың кіріс хат-хабарларына, университеттің ішкі шешімдерінің орындалуына бақылауды жүзеге асыру;
4. дайындық сапасына, шығыс құжаттаманың орындалуына, оларды тағайындалған жерге жіберуге бақылау жасау;
5. құжаттарды уақытында орындауды бақылау, басшылықты құжаттарды орындау нәтижелері туралы үнемі хабардар ету;
6. құрылымдық бөлімшелерде істерді ресімдеудің және қалыптастырудың дұрыстығына, оларды сақтауға іріктеу және жою мақсатында құжаттардың құндылығына сараптама жүргізуді ұйымдастыру;
7. белгіленген тәртіпте тіркеуден өтпеген шығыс құжаттарды жібермеуді, ақпараттық-анықтамалық қызмет көрсетуге тыйым салуды жүзеге асыру;
8. институттар, кафедралар және университеттің басқа қызметтері арасындағы ресми хат-хабарларды тіркеу және тарату;
9. істер номенклатурасын дайындау, құжаттандыру және құжаттаманы басқару мәселелері бойынша ережелер мен нұсқаулықтарды әзірлеу, оларды мемлекеттік мұрағат мекемесімен келісу, оларды ведомстволық мұрағатқа бергенге дейін істердің сақталуын қамтамасыз ету;
10. университеттің ресми электрондық мекен-жайына және факске келіп түскен құжаттарды қабылдауды, тіркеуді, есепке қоюды жүзеге асыру;
11. Басқармаға Құжатпен қамтамасыз ету ережесі бойынша сақтауға берілетін нормативтік және әдістемелік құжаттардың жедел есебін жүргізу;
12. университеттің ресми электрондық мекен-жайы арқылы сыртқы ұйымдармен ақпарат алмасуды қамтамасыз ету.

Архивтік есепке алу және архивті жүргізу жөніндегі құзыреттілігі:
1. Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын мемлекеттік сақтауға беру, құжаттарды жоюға бөлу актілерІН, істер тізімдемелер кестелерін ұсынуға әзірлейді және Орталық мемлекеттік мұрағатпен келіседі;
2. іс жүргізу аяқталғаннан кейін 2 жылдан кешіктірмей университеттің орталық сараптау комиссиясының және Қазақстан Республикасы Орталық мемлекеттік мұрағатының сараптау-тексеру комиссиясының қарауына тұрақты сақталатын және жеке құрам бойынша істер тізімдемесінің жылдық бөлімдерін жасайды және ұсынады;
3. сақтауға қабылданған істерді есепке алуды жүзеге асырады және олардың толық сақталуын қамтамасыз етеді;
4. архивте сақталатын құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппаратты құрады, толықтырады және жетілдіреді, оның тиісті мемлекеттік мұрағат мекемесінің ғылыми-анықтамалық аппаратымен сабақтастығын (үйлесімділігін) қамтамасыз етеді;
5. университет басшылығына мұрағат құжаттарының құрамы мен мазмұны туралы хабарлайды, мұрағат бөлмесінде қызметтік пайдалану үшін файлдар, құжаттар немесе құжаттардың көшірмелерін береді;
6. бөтен ұйымдардың өтініштерін және азаматтардың еңбек өтілін белгілеу туралы өтініштерін және басқа да әлеуметтік-құқықтық сипаттағы мәселелерді орындайды, құжаттар мен мұрағаттық анықтамалардың көшірмелерін береді;
7. мұрағатта сақталған құжаттарды пайдалану есебін жүргізеді, мұрағатта сақталған құжаттардың құндылығын зерттейді, университеттің орталық сараптау комиссиясының жұмысына қатысады;
8. істер номенклатурасын қолдану мәселелері бойынша әдістемелік көмек көрсетеді, істерді қалыптастыру мен ресімдеудің дұрыстығын, университет мұрағатына істерді дайындау және тапсыру сапасын бақылайды;
9. Университет мамандары - іс жүргізушілердің, мұрағатшыларының біліктілігін арттыруға бағытталған іс-шараларға қатысады;
10. үш жылда бір рет тиісті мемлекеттік мұрағат мекемесіне белгіленген нысан бойынша құжаттардың құрамы мен көлемі туралы мәліметтерді ұсынады;
11. Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын дайындайды және белгіленген тәртіппен мемлекеттік мекемеге сақтауға береді.